Viele gehen hinein und wenig kommt heraus – 5 Tipps für effiziente Meetings und Brainstormings

Unsere Kollegin Daniela Gruber hat sich Gedanken gemacht über effiziente Meetings und Brainstormings. Herausgekommen ist ein spannender Artikel, den wir Euch nicht vorenthalten wollen.

Das Meeting dauert schon Stunden und noch immer ist man vom Kern des Themas so weit entfernt wie Berlin von einem neuen Flughafen. Zu viele Meinungen oder fehlende Moderation lassen das Zusammentreffen mit Kollegen oder Kunden zu einer Endlos-Schleife von umfangreichen Wortbeiträgen werden. Gerade Brainstormings haftet inzwischen ein schlechter Ruf an, denn auf Knopfdruck laufen nicht alle kreativen Köpfe zu Höchstform auf.

Wie schafft man es, Meetings und Brainstormings effizient und gewinnbringend für alle Beteiligten zu gestalten? Wir haben 5 praxisnahe Tipps zusammengestellt:

  1. Richtige Vorbereitung ist der Schlüssel

Nichts ist zeitraubender als ein schlecht vorbereitetes Meeting. Fehlende Informationen oder Unterlagen, die „noch schnell“ geholt werden müssen, können die Geduld der Anwesenden strapazieren. Ein verspäteter Meeting-Start lässt die Motivation der Kollegen zusätzlich sinken. Schließlich warten eine Menge Anfragen und Mails im Posteingang. Deshalb sollte der Verantwortliche des Meetings rechtzeitig die nötigen Unterlagen durchgehen und pünktlich starten.

  1. Technikeinsatz, gewusst wie

Zur richtigen Vorbereitung gehört auch der reibungslose Einsatz der Technik. Gerade wir PR-Damen kämpfen häufig mit Laptop-Anschlüssen, Beamer-Einsatz und Internet-Zugängen, vor allem wenn ein Treffen außerhalb der gewohnten vier Büro-Wände angesetzt ist. Um Technik-Pannen zu vermeiden, sollte das Equipment schon vorher gecheckt werden und genügend Zeit eingeplant werden, um den Tücken der Technik ein Schnippchen zu schlagen.

  1. Das Timing ist entscheidend

Die Wahrscheinlichkeit, großartige Ideen auf knurrenden Magen kurz vor dem Mittagessen zu finden oder der nächsten erfolgversprechenden PR-Strategie Freitag Nachmittag um 17 Uhr auf die Spur zu kommen, ist relativ gering. Deshalb Meetings und Brainstormings vormittags oder nachmittags legen, wenn jeder seine morgendlichen Mails schon gecheckt hat oder nachmittags noch genug Zeit zum Abarbeiten bis zum Feierabend bleibt.

Wichtig: Keine Endlos-Meetings durchziehen! Nach einer Stunde sollte zumindest bei Brainstormings Schluss sein. Bei längeren Konferenzen empfehlen sich eine oder mehrere Pausen, um danach mit neuen Kräften weiterzumachen.

  1. Ergebnisse festhalten

Um möglichst viel aus dem Meeting mitzunehmen, empfiehlt es sich, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Ein Flipchart macht die bisherigen Ideen auch für die Anwesenden greifbarer und dient als anschaulicher Ausgangspunkt für neue Ideen. Damit die Ergebnisse danach nicht in der Versenkung verschwinden, sollte ein Protokoll mit allen ToDos und Maßnahmen zum weiteren Vorgehen angefertigt werden.

  1. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Welche großartigen Ideen und Pläne wurden schon in Meetings geschmiedet, die dann niemals umgesetzt wurden! Deshalb lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf das Protokoll nach ein paar Tagen oder Wochen, um den Fortschritt der Aufgaben zu überprüfen oder um rückblickend an ein paar Stellschrauben zu ziehen. So ist sichergestellt, dass aus dem Gemeinschaftswerk Meeting oder Brainstorming auch erfolgreiche Maßnahmen entstehen.

Daniela Gruber

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